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Team Sprint Feedback (Feedback Continuo)

Durante o período de 1 ano procurei incansavelmente processos de feedback continuo para a equipe, participei de diversos eventos de People (RH) e tive contato com muitos gerentes e diretores sempre fazendo a mesma pergunta “Como fazer um processo de feedback continuo? ”, porem nunca tive uma resposta direta e clara de como fazer esse processo.

Mas durante um treinamento voltado a Agile People Managament conheci o Agile Performance Track que era algo bem próximo do que estava pensando, pois seria um processo contínuo, simples e rápido de obter feedback do time e já com 2 dimensões extremamente importantes (Satisfação e Desenvolvimento).

Durante esse treinamento ministrado pelo Tito Simões, veio o insight de fazer um processo de feedback bem similar ao processo do Agile Performance Track, porem voltado para esse propósito de feedback recorrente e de forma anônima que vou detalhar abaixo.

Princípio

Ter um processo de feedback contínuo, de forma recorrente, simples e de rápido preenchimento para que não ocupe muito o tempo.

Como sugestão de cadência de implementação, a mesma poderia ser utilizada no final de cada Retrospectiva, obedecendo assim a cadência do Scrum e a cerimônia que tem como propósito dar feedback da última Sprint.

Ponto de Atenção

O uso e o propósito da ferramenta devem ser alinhados previamente com o time para que todos entendem o motivador do uso. A principal intenção da ferramenta é obter feedback do time para que em conjunto o time e/ou a liderança possa tomar ações para apoiar o desenvolvimento de todos, a resposta não deve ser utilizado como critérios de promoções ou qualquer outro propósito diferente desse, pois esse tipo de associação fará com que as respostem deixem de ser realistas.

Outro ponto fundamental é que existe um nível alto de confiança dentro do time, assim como entre o time e a liderança, gerando processos de crescimento e desenvolvimento para todos os envolvidos.

As respostas devem sempre ser anônimas, por isso o formulário contém o nome de todos os membros, inviabilizando a distinção se é uma autoavaliação ou uma avaliação de outro membro da equipe.

Preparação

O uso do Team Sprint Feedback é extremamente simples, porém é necessário ter a customização para cada time, pois ele é direcionado para processos de feedback das pessoas do time e para o time propriamente dito.

Criar um formulário (Exemplo do Google Forms) para cada time com as seguintes informações:

Seção 1 – Satisfação

Nível de satisfação (de 0 a 5)

Espaço para sugerir o que pode ser feito para melhorar

Seção 2 – Alcance dos Objetivos

Voto de confiança que o objetivo (do trimestre por exemplo) será alcançado (de 0 a 5)

Seção 3 – Desenvolvimento

Colocar uma linha com o nome de cada pessoa do time para avaliação do time e autoavaliação (de 0 a 5)

Espaço para fazer comentário sobre a avaliação acima

Seção 4 – Liderança

Avaliar a disponibilidade e efetividade do apoio da liderança quando necessário (de 0 a 5)

Espaço para sugerir o que pode ser feito para melhorar

Exemplo do formulário do Team Sprint Feedback

O formulário de exemplo acima pode ser acessado clicando aqui

Visibilidade

É importante que todos os membros da equipe tenham acesso aos resultados, transparência e visibilidade é sempre a alma de qualquer processo evolutivo.

Entendendo os resultados

Nível de Satisfação da Equipe – Média de todas as respostas da seção 1 dará a média de satisfação da equipe na última Sprint.

Como a resposta é anônima, não existe processo de drilldown, se a satisfação começou a baixar por algum motivo, é importante que ocorra com maior frequência do 1:1 (one-a-one) para identificar o que está ocorrendo com cada membro

Nível de confiança no atingimento dos objetivos – Média de todas as respostas da seção 2 dará a média de confiança da equipe em atingir determinado objetivo. Essa informação é fundamental para identificar possíveis desvios, impedimentos e até atividades subestimadas podendo comprometer o atingimento de um objetivo. Nesse caso é importante levar esse assunto na retrospectiva do time para identificar em conjunto o que está ocorrendo e definir o plano de ação ou renegociar os objetivos dada a situação.

Nível de desenvolvimento dos membros – Média individual de cada membro da seção 3, dará a média de desenvolvimento e entrega de valor. Esse ponto é de extrema importante não para julgar as pessoas, mas sim para identificar quem está precisando de mais atenção para poder ter um nível maior de desenvolvimento e apoio. Quando alguém do time tiver a nota que entenda que não é a esperada, faça o 1:1 (one-a-one) com a pessoa para verificar o que é necessário para apoiar, se é a mentoria de alguém, ou um processo de coach ou até um treinamento, nesse momento é que o apoio do time e da liderança é o mais importante para que ela consiga ter um desenvolvimento profissional maior.

Nível de desenvolvimento do time – Média de todas as notas da seção 3, dará a média de desenvolvimento do time. Esse dado também é de extrema importância, ainda mais quando combinado com a nível de confiança da entrega do objetivo, essa combinação pode trazer dados claros sobre alguma dificuldade da equipe.

Nível de apoio da liderança – Média de todas as notas da seção 4, dará a média de desenvolvimento da liderança. É importante ter transparência e confiança para dar e receber esse tipo de avaliação. O time não pode ser sentir coagido a dar uma nota alta, é fundamental que ele consiga ter a tranquilidade de avaliar e dar a resposta mais sincera possível. Por usa vez, a liderança precisa entender e acompanhar o que está acontecendo caso tenha uma nota baixa, pois é um pedido de socorro da equipe que a liderança não está atuando, nesse caso é muito melhor agir em prol do time do que tentar ter qualquer tipo de justificativa.

Complementando todos os níveis acima, existem os campos de descrição que podem conter informações de extrema relevância para cada nível detalhado.

Por fim, é possível obter 2 outros indicadores super importantes:

Nível de viabilidade de entrega de objetivo – É a média do nível de desenvolvimento dos times com o nível de confiança do time. Essa informação dará a percepção do time sobre a possibilidade de entrega do objetivo e a dificuldade que o time está tendo no desenvolvimento.

Nível Geral do Time – É a média do nível de satisfação, com nível de confiança, com o nível de desenvolvimento do time e com o nível de apoio da liderança.

Segue um exemplo que pode gerar no Excel para controlar facilmente esses indicadores:

Exemplo de tratamento de dados feito no Excel

Neste exemplo gerei o indicador média da equipe (média de todo o histórico) e o que ocorreu em cada mês, dessa forma conseguimos identificar facilmente o momento que um dos fatores começaram a cair e já com uma ação sugerida.

Veja que com um simples formulário criamos uma ferramenta extremamente poderosa e que tem como finalidade apoiar o desenvolvimento da equipe.

Download Excel de Exemplo

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Vitor Cardoso

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